Czy byli członkowie zarządu muszą zachować tajemnicę spółki? Nowe regulacje w KSH

Zgodnie z art. 209¹§2 Kodeksu Spółek Handlowych (KSH) „Członek zarządu nie może ujawniać tajemnic spółki także po wygaśnięciu mandatu.”. Przepis ten, wprowadzony 13 października 2022 r., wdraża nowe rozwiązania dla członków zarządu spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Dotychczas przepisy nie regulowały wprost kwestii zakazu ujawniania tajemnic spółki przez byłych członków zarządu.

Nowa regulacja ma na celu wzmocnienie ochrony spółek przed udostępnianiem poufnych informacji przez byłych członków zarządu podmiotom nieuprawnionym, w tym konkurencji. Podobne rozwiązania zostały wprowadzone w odniesieniu do członków zarządu spółek akcyjnych, co reguluje art. 377¹§2 KSH.

Co kryje się pod pojęciem „tajemnicy spółki”?

Pojęcie „tajemnicy spółki” budzi wiele wątpliwości, ponieważ ustawodawca nie zdefiniował go wprost. Zgodnie z poglądami doktryny, pojęcie to odnosi się do wszystkich informacji o istotnym znaczeniu dla spółki, które nie powinny być ujawniane podmiotom nieuprawnionym. W praktyce pojawia się pytanie, czy ocena powinna opierać się na obiektywnych kryteriach, czy na subiektywnych interesach spółki.

Ważnym punktem odniesienia jest uzasadnienie projektu ustawy z dnia 23 sierpnia 2021 r. dot. ustawy o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych i innych ustaw (druk nr 1515, Sejm IX kadencji). Nawiązuje ono do pojęcia tajemnicy przedsiębiorstwa na gruncie art. 551 Kodeksu cywilnego (KC). Jak wynika z przywołanego uzasadnienia przez tajemnicę spółki, należy rozumieć informacje pozyskane w trakcie i w związku z pełnieniem mandatu. 

Co istotne, definicja tajemnicy spółki jest szersza niż definicja tajemnicy przedsiębiorstwa wynikająca z ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (UZNK). W odróżnieniu od tajemnicy przedsiębiorstwa, w przypadku tajemnicy spółki nie jest konieczne udowodnienie, że spółka podjęła kroki w celu zachowania informacji w poufności. Ochroną objęte są różnorodne informacje, takie jak plany spółki, metody zarządzania, prognozy rozwoju, pozyskane ekspertyzy, informacje o kontrahentach czy sporach sądowych.

Jak długo obowiązuje zakaz ujawniania tajemnic spółki?

Zgodnie z art. 209¹§ 2 Kodeksu spółek handlowych (KSH), członek zarządu nie może ujawniać tajemnic spółki także po wygaśnięciu mandatu. Oznacza to, że:

1. Przed wygaśnięciem mandatu członek zarządu tym bardziej (a maiori ad minus) nie ma prawa ujawniać tajemnic spółki.
2. Obowiązek ten po ustaniu mandatu ma charakter nieograniczony w czasie.

Innymi słowy, zakaz ten dotyczy zarówno aktualnego, jak i byłego członka zarządu spółki kapitałowej, niezależnie od tego, czy pozostaje on związany z firmą w inny sposób (np. jako wspólnik lub członek innego organu). Co ważne, przyczyna wygaśnięcia mandatu nie ma znaczenia, a obowiązek zachowania poufności nie znika nawet w przypadku roszczeń członka zarządu wobec spółki.

Zakaz ujawniania tajemnic spółki: bez wyjątków?

Przepis art. 209¹ §2 KSH ma charakter bezwzględnie obowiązujący. Oznacza to, że postanowienia umowy spółki, uchwały organów czy umowy o pełnienie funkcji nie mogą uchylać ani ograniczać tego zakazu. W praktyce oznacza to, że udostępnianie tajemnic spółki osobom nieupoważnionym jest zabronione.

Nie stanowi naruszenia prawa wykorzystanie tych informacji przez członka zarządu w toku działalności spółki, w jej postępowaniach sądowych czy administracyjnych, a także na żądanie organów publicznych. Ważne jest jednak, aby członek zarządu podjął działania, które zapobiegną dostępowi osób nieuprawnionych do tych informacji.

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi przepisami prawa spółek handlowych? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj regularne informacje prawne oraz porady naszych ekspertów prosto na swoją skrzynkę!