Czy można rozwiązać umowę o pracę e-mailem?

Rozwiązanie umowy o pracę zgodnie z Kodeksem pracy może nastąpić na kilka sposobów. W erze cyfrowej, kiedy praca zdalna staje się normą, wielu pracodawców zastanawia się nad tym, czy można rozwiązać umowę o pracę w formie elektronicznej, na przykład poprzez e-mail.

Jeśli chcesz wiedzieć, czy jest taka możliwość, ten artykuł jest właśnie dla Ciebie.

Kodeks Pracy a formy rozwiązania umowy

Zgodnie z art. 30 ust. 1 Kodeksu pracy umowa o pracę może być rozwiązana na kilka sposobów:

• za porozumieniem stron,
• za wypowiedzeniem,
• bez wypowiedzenia,
• oraz z upływem czasu określonego w umowie.

Najczęściej stosowaną metodą jest wypowiedzenie umowy o pracę które zgodnie z Kodeksem Pracy, powinno być złożone na piśmie. Takie wypowiedzenie jest skuteczne, jeżeli zostało doręczone do drugiej osoby w taki sposób, aby mogła się ona zapoznać z jego treścią.

Aby spełnić wymóg formy pisemnej, wypowiedzenie umowy o pracę nie musi być przygotowane osobiście przez stronę. Musi jednak zostać własnoręcznie podpisane i wręczone drugiej stronie lub wysłane listem poleconym.

A co z formą elektroniczną? Czy można wysłać wypowiedzenie e-mailem?

Czy wypowiedzenie umowy o pracę może być wysłane e-mailem?

W Kodeksie pracy nie wskazano wprost, że istnieje możliwość złożenia wypowiedzenia umowy o pracę w formie elektronicznej. Jednak Kodeks cywilny, który ma zastosowanie do prawa pracy, mówi jasno: oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego, aby mogło być uznane za równoważne z formą pisemną (art. 781 Kodeksu cywilnego).

Sąd Najwyższy w wyroku z 24.08.2009, I PK 58/09 wskazał, że: „minimalnym wymaganiem dla zachowania formy pisemnej jest złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę. Jedyne odstępstwo od tego zostało dopuszczone w art. 78 § 2 Kodeksu cywilnego (aktualnie: art. 781 § 1), który umożliwia złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej w sposób równoważny ze złożonym w formie pisemnej, ale pod warunkiem opatrzenia go bezpiecznym, certyfikowanym podpisem elektronicznym”.

Co to oznacza w praktyce? Wysłanie skanu lub zdjęcia podpisanego dokumentu e-mailem nie spełnia wymogów prawnych, ponieważ taki dokument nie jest opatrzony certyfikowanym podpisem elektronicznym.

Jak wysłać wypowiedzenie e-mailem?

Jeśli chcesz skorzystać z formy elektronicznej, wysłany dokument musi być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez pracodawcę lub inną osobę upoważnioną do tego przez pracodawcę.

Pamiętaj że kwalifikowany podpis elektroniczny to podpis poświadczony specjalnym certyfikatem wydanym przez uprawnionego dostawcę takiej usługi. Umożliwia on weryfikację osoby składającej podpis.Popularne narzędzia do e-podpisów, jak DocuSign, czy Profil Zaufany nie spełniają tego wymogu.

Zalecamy wysłanie e-mail na służbową skrzynkę pracownika z funkcją potwierdzenia otrzymania e-maila lub z prośbą o to, aby pracownik potwierdził, że zapoznał się z przesłaną wiadomością.

Jeśli pracownik zgodził się na kontaktowanie się poprzez prywatny adres mailowy, to również na ten adres możesz wysłać wypowiedzenie.

Kiedy wypowiedzenie staje się skuteczne?

Nie musisz się martwić, czy pracownik przeczytał wysłany e-mail. Wypowiedzenie jest uznawane za skuteczne w momencie, gdy wiadomość trafi na jego skrzynkę mailową, a pracownik ma możliwość zapoznania się z treścią.

Możliwość wysłania wypowiedzenia umowy w formie e-mail nie oznacza jednak, że takie wypowiedzenie może być wręczone pracownikowi w każdych okolicznościach.

Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę pracownikowi, który jest nieobecny w pracy z usprawiedliwionych przyczyn. To oznacza że jeśli pracownik. przebywa na zwolnieniu lekarskim, urlopie wypoczynkowym czy urlopie związanym z rodzicielstwem, musisz poczekać z wysłaniem wypowiedzenia w formie e-mail do powrotu pracownika do pracy.

Jakie są konsekwencje w przypadku błędnie wysłanego wypowiedzenia?

Jeśli nie opatrzysz wypowiedzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub wyślesz pracownikowi skan wypowiedzenia, to będzie ono skuteczne, ale wadliwe.

To spowoduje, że wprawdzie stosunek pracy i tak zostanie rozwiązany po upływie okresu wypowiedzenia, ale ponieważ rozwiązanie umowy nastąpiło z naruszeniem przepisów prawa, pracownik będzie mógł wnieść do sądu pracy pozew o przywrócenie do pracy lub o wypłatę odszkodowania.

Bez wątpienia proces sądowy wywołany wadliwym wypowiedzeniem umowy o pracę narazi Cię na dodatkowe, niepotrzebne koszty i ryzyko konieczności powtórnego przyjęcia zwolnionego pracownika do pracy.

Uniknij problemów prawnych

Jeśli chcesz wysłać wypowiedzenie e-mailem pamiętaj o tym, aby wypowiedzenie zostało podpisane przez osobę uprawnioną kwalifikowanym podpisem elektronicznym i wysłane na służbowy adres mailowy pracownika lub jego prywatny adres email, jeśli pracownik podał go jako adres do kontaktu.

Upewnij się także czy treść wypowiedzenia jest zgodna z wymogami Kodeksu pracy i Kodeksu cywilnego. Przede wszystkim musi ono zawierać prawidłowo sformułowaną przyczynę wypowiedzenia i pouczenie o prawie odwołania się od wypowiedzenia do sądu pracy.

Nieprawidłowo złożone wypowiedzenie może narazić Cię na konsekwencje prawne. W razie wątpliwości zapraszamy do kontaktu z naszymi specjalistami z działu prawa pracy pod adresem: [email protected]. Profesjonalne doradztwo pomoże Ci uniknąć błędów i zabezpieczyć swoje interesy.