Diety z tytułu zagranicznych podróży służbowych

Kwestie środków należących pracownikowi wykonującemu zadanie służbowe na polecenie pracodawcy poza miejscowością w którą znajduje się siedziba pracodawcy uregulowane zostały w Kodeksie pracy oraz uchwalonym na mocy jego przepisów rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. 2013 poz. 167), zwanym dalej – Rozporządzenie.

Wbrew tytułowi tego Rozporządzenia jego przepisy stosowane są także wobec każdego pracodawcy spoza sektora państwowego lub samorządowego, gdyż stawki diet w czasie podróży krajowej podane w Rozporządzeniu stanowią minimalne kwoty diet należnych każdemu pracownikowi zarówno z tytułu podróży krajowych jak i zagranicznych. Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagrodzenia lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej (zarówno krajowej jak i zagranicznej) niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Wysokość diety

Obecnie minimalna wysokość diety w czasie podróży krajowej ustalona w Rozporządzeniu wynosi 30 zł za dobę podróży.

Ponadto, Rozporządzenie określa wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w odniesieniu do poszczególnych państw obcych. Na przykład, w przypadku wyjazdu służbowego do Szwajcarii minimalna wysokość diety wyniesie 88 franków szwajcarskich, zaś w przypadku podróży do Norwegii kwota ta wyniesie 451 norweskich koron.

Kwoty te obowiązują tylko wówczas gdy inne kwoty nie zostały wprowadzone na mocy układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagrodzenia lub umowy o pracę. Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej nie może zostać ustalona niżej niż wysokość diety w czasie podróży krajowej, czyli 30 zł.

Za niepełną dobę podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje:

• 1/3 diety – jeżeli podróż trwa mniej niż 8 godzin,
• 50 % diety –  jeżeli podróż trwa od 8 do 12 godzin,
• 100% diety –  jeżeli podróż trwa ponad 12 godzin.

Zmniejszenie wysokości diety przy zapewnieniu wyżywienia

W przypadku gdy pracodawca zapewnił pracownikowi w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, wysokość diety przysługującej pracownikowi ulega zmniejszeniu o 75 %.

W przypadku gdy bezpłatne wyżywienie które zapewnia pracodawca nie jest całodzienne, kwota diety za dobę zmniejsza się odpowiednio:

• o 15 % – w przypadku zapewnienia śniadania,
• o 30 % – w przypadku zapewnienia obiadu,
• o 15 % – w przypadku zapewnienia kolacji.

​Diety zagraniczne a podatek PIT i składki ZUS

Kwoty diet i innych należności z tytułu podróży służbowych pracowników są wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych, ale tylko do wysokości minimalnych diety za dobę w czasie podróży krajowej, czyli do 30 zł.

Do tej samej wysokości, tj. do 30 złotych, przychody pracownika z tytułu diet i innych należności z tytułu podróży służbowych nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe .

W przypadku jeżeli wysokość diety przewyższa kwotę minimalną, nadwyżka stanowi  przychód pracownika, podlegający opodatkowaniu na zasadach ogólnych, oraz jest ona zaliczana do podstawy wymiaru składek ZUS.

Zapraszamy do kontaktu z naszymi prawnikami na [email protected]