Jak legalnie zwolnić pracownika dyscyplinarnie?

Pracodawcy często pytają, czy mogą zwolnić pracownika dyscyplinarnie i jak to zrobić zgodnie z przepisami. Aby takie zwolnienie było legalne, należy spełnić określone wymogi formalne.

Na czym polega zwolnienie dyscyplinarne?

Zwolnienie dyscyplinarne to rozwiązanie umowy z pracownikiem bez okresu wypowiedzenia i z jego winy. Jest to nadzwyczajny sposób zakończenia stosunku pracy, który wymaga specjalnych okoliczności. Zwolnienie dyscyplinarne powinno być więc każdorazowo poprzedzone indywidualną analizą danego przypadku.

Kiedy można zwolnić pracownika dyscyplinarnie?

Istnieje wiele możliwych powodów zwolnienia dyscyplinarnego, jednak najczęstszym z nich jest ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. Kodeks pracy nie definiuje konkretnych przykładów takiego naruszenia. Ocena, czy dane zachowanie uzasadnia zwolnienie dyscyplinarne, należy więc do pracodawcy. Należy wziąć pod uwagę czy zachowanie to powinno być bezprawne, zawinione oraz czy wywołało negatywne skutki dla firmy.

W praktyce tego rodzaju zwolnienia stosowane są rzadko, zazwyczaj w sytuacjach rażącego naruszenia obowiązków. Ustalenie, czy dane zachowanie pracownika jest podstawą do zwolnienia dyscyplinarnego, może być trudne, dlatego rekomenduje się konsultację z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy. Pomoże on przeanalizować sytuację i ocenić przypadek w oparciu o orzeczenia sądów w podobnych sprawach.

Powody zwolnień dyscyplinarnych – przykłady

Najczęstszymi powodami zwolnień dyscyplinarnych są:

• nietrzeźwość w pracy,
• kradzież mienia firmowego,
• stosowanie mobbingu,
• oszustwa na szkodę pracodawcy,
• molestowanie seksualne w miejscu pracy,
• nieusprawiedliwione nieobecności i spóźnienia.

Pracownik może być także zwolniony w sytuacji, gdy popełnił przestępstwo, które uniemożliwia jego dalsze zatrudnienie na danym stanowisku. W takiej sytuacji, warunkiem takiego zwolnienia jest to, że przestępstwo jest oczywiste lub stwierdzone prawomocnym wyrokiem sądu. Zwolnienie dyscyplinarne jest również możliwe w przypadku utraty licencji lub uprawnień niezbędnych do wykonywania pracy.

Czy wiesz, ile czasu pracodawca ma na zwolnienie dyscyplinarne?

Termin na zwolnienie dyscyplinarne w Polsce wynosi miesiąc od dowiedzenia się przez pracodawcę o naruszeniu. Po tym czasie pracownik nie może zostać zwolniony dyscyplinarnie z powodu tego naruszenia.

Jednakże orzecznictwo sądów dopuszcza możliwość liczenia terminu od zakończenia przez pracodawcę czynności wyjaśniających. Dotyczy to głównie sytuacji, w których ustalenie okoliczności sprawy jest bardziej skomplikowane i wymaga więcej czasu.

Dlatego też, pracodawca powinien w pierwszej kolejności podjąć czynności wyjaśniające. Jeśli ustali, że pracownik dopuścił się ciężkiego naruszenia swoich obowiązków, może w ciągu miesiąca wręczyć mu zwolnienie dyscyplinarne, tj. jednostronne oświadczenie o rozwiązaniu umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia z winy pracownika.

Co powinno zawierać zwolnienie dyscyplinarne?

Oświadczenie pracodawcy powinno zawierać:

• miejscowość i datę,
• dane pracodawcy i pracownika,
• nagłówek informujący o trybie rozwiązania umowy,
• datę zawarcia umowy o pracę,
• przyczynę zwolnienia,
• podpis,
• pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy.

Należy pamiętać aby podana przyczyna była wystarczająco jasna i konkretna, tak aby pracownik mógł zweryfikować o jakie zachowanie chodzi. Zbyt szczegółowe opisanie przyczyny może jednak działać na niekorzyść pracodawcy. Dlatego też rekomendujemy zasięgnięcie porady specjalisty przed wręczeniem zwolnienia pracownikowi.

Dodatkowo dokument może także zawierać miejsce na podpis i datę odebrania pisma przez pracownika. Odmowa podpisania przez pracownika nie ma jednak wpływu na skuteczność zwolnienia.

Podpis elektroniczny czy odręczny?

Oświadczenie pracodawcy musi być złożone na piśmie i podpisane odręcznie. W przypadku podpisania dokumentu za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, powinno być ono doręczony w formie elektronicznej.

Odwołanie do sądu

Pracownik ma prawo odwołać się do sądu pracy w terminie 21 dni od otrzymania zwolnienia. W takim przypadku sąd będzie badał przyczynę zwolnienia, dlatego warto zabezpieczyć dowody które ją potwierdzą i ustalić potencjalnych świadków.

Obowiązki pracodawcy po zwolnieniu pracownika

Umowa o pracę rozwiązuje się ze skutkiem natychmiastowym w dniu wręczenia oświadczenia. Pracodawca jest jednak zobowiązany do:

• wypłacenia pracownikowi wynagrodzenia za dotychczasową pracę
• rozliczenia innych świadczeń wynikające ze stosunku pracy, np. ekwiwalent za niewykorzystany urlop obliczony proporcjonalnie do dnia zakończenia zatrudnienia
• niezwłoczne wydanie pracownikowi świadectwa pracy 
• wyrejestrowanie pracownika z ZUS ( w ciągu 7 dni od rozwiązania umowy)

Należy jednak pamiętać że zarówno wydanie świadectwa pracy, jak i wyrejestrowanie pracownika z ZUS-u powinno nastąpić maksymalnie w ciągu 7 dni od rozwiązania umowy. Dodatkowo, na świadectwie pracy pracodawca powinien wskazać, że umowa została rozwiązana w trybie dyscyplinarnym.

Zwolnienie dyscyplinarne a ryzyko sporu – jak się przygotować?

Zwolnienie dyscyplinarne wiąże się z znacznie większym ryzykiem sporu sądowego niż zwykłe wypowiedzenie umowy o pracę, oraz wymaga spełnienia licznych wymogów formalnych.

Dlatego też, rekomendujemy konsultację ze specjalistą z zakresu prawa pracy. Specjaliści z naszej kancelarii chętnie pomogą Ci w prawidłowym sporządzeniu zwolnienia dyscyplinarnego oraz doradzą jak przeprowadzić spotkanie z pracownikiem.