Spółki i prawo korporacyjne: Nowe zasady obrotu akcjami po ich dematerializacji

Z dniem 1 marca 2021 roku weszły w życie przepisy o dematerializacji akcji w związku z czym dokumentowa forma akcji przestała istnieć i została zastąpiona formą elektroniczną. Pisaliśmy o tym w naszych wcześniejszych artykułach:

https://www.dudkowiak.pl/blog/?tag=dematerializacja-akcji

Jedną ze zmian w ramach tej nowelizacji było przekazanie funkcji prowadzenia nowoutworzonych rejestrów akcjonariuszy do podmiotów uprawnionych do prowadzenia rejestrów akcjonariuszy, tj. banków i domów maklerskich. Jednak, jak pokazuje praktyka, większość z tych podmiotów okazała się nie przygotowana do zmian przepisów w odpowiedni sposób (brak jasnych procedur w zakresie prowadzenia rejestru, brak przygotowanych formularzy oświadczeń niezbędnych do dokonania wpisów w rejestrze), a wymogi stawiane zbywcom, nabywcom oraz samym spółkom akcyjnym przy dokonaniu sprzedaży akcji są tak surowe, że na chwilę obecną dokonanie traksakcji w stosunku do akcji jest bardzo utrudnione w przypadku gdy stroną lub stronami umowy są zagraniczne osoby prawne, co niewątpliwie wpłynie na sprawność systemu obrotu tymi papierami wartościowymi.

Zgodnie z art. 328⁴ § 4 Kodeksu Spólek Handlowych osoba żądająca wpisu jest obowiązana przedłożyć podmiotowi prowadzącemu rejestr akcjonariuszy dokumenty uzasadniające dokonanie wpisu. Z kolei § 5 tego artykułu stanowi, że podmiot prowadzący rejestr akcjonariuszy bada treść i formę dokumentów uzasadniających dokonanie wpisu. Podmiot ten nie ma jednak obowiązku badania zgodności z prawem oraz prawdziwości dokumentów uzasadniających dokonanie wpisu, w tym podpisów zbywcy akcji lub osób ustanawiających ograniczone prawo rzeczowe na akcji, chyba że poweźmie w tym względzie uzasadnione wątpliwości.

Z praktyki większości banków i domów maklerskich natomiast wynika, że te podmioty wolą stosować podwyższone standardy kontroli przy każdej transakcji zbycia akcji tak, jakby każda z nich wzbudzała uzasadnione wątpliwości. W wyniku tego podmioty prowadzące rejestr stosują wobec stron transakcji oraz spółki następujące wymogi:

1. Zawarcie sprzedaży w jednej z trzech form:

• w formie pisemnej, ale podpisanej w obecności pracownika podmiotu prowadzącego rejestr akcjonariuszy,
• w formie pisemnej z podpisami poświadczonymi notarialnie, a w przypadku gdy umowa jest podpisywana przed notariuszem zagranicznym wymagana jest także legalizacja dokumentu i tłumaczenie przysięgłe na język polski,
• w formie elektronicznej, tj. umowa powinna być podpisana kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi przez obydwie strony,

2. W przypadku gdy nabywca lub zbywca jest zagraniczną osobą prawną lub jednostką nieposiadającą osobowości prawnej, ale mającą zdolność prawną należy przedstawić:

• oryginał odpisu z zagranicznego rejestru handlowego wraz z jego legalizacją lub apostille wraz z tłuamczeniem przysięgłym na język polski,
• dokument potwierdzający zasady reprezentacji w spółce, najczęściej to będzie kopia umowy spółki lub statutu, która powinna zostać poświadczona przez notariusza za zgodność i przetłumaczona przez tłumacza orzysięgłego na język polski,

3. W przypadku podpisania umowy sprzedaży akcji przez pełnomocnika należy także złożyć oryginał pełnomocnictwa w formie pisemnej z podpisami, a jeśli takie pełnomocnictwo zostało udzielone za granicą, to musi ono być zalegalizowane oraz przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego,
4. Poza tym każda ze stron będzie musiała ujawnić swoich beneficjentów rzeczywistych, a także złożyć szereg innych oświadczeń na formularzach stosowanych przez podmiot prowadzący rejestr akcjonariuszy. Nie da się wymienić wszystkich tych oświadczeń, ponieważ wymagania każdego z banków lub domów maklerskich są różne, ale można wskazać, że te formularze, co do zasady, też muszą zostać podpisane w obecności notariusza, a jeśli tym notariuszem jest notariusz zagraniczny, to także zalegalizowane i przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego.

Powyższe wymogi to tylko wierzchołek góry lodowej, gdyż każdy z poszczególnych podmiotów prowadzących rejestr akcjonariuszy posiada jeszcze mnóstwo wymagań, regulaminów, procedur lub etapów kontroli, których nie sposób sklasyfikować, ale z którymi spółkom jeszcze trzeba będzie się zmierzyć aby uzyskać wpis do rejestru akcjonariuszy.

Jak widać w porównaniu do stanu prawnego sprzed nowelizacji liczba dokumentów niezbędnych do sprzedaży akcji w spółkach niepublicznych znacząco wzrosła, zarówno jak i czas na przygotowanie się do realizacji takiej transakcji. Jeśli wcześniej do sprzedaży akcji imiennych wystarczyłoby podpisania umowy sprzedaży akcji w zwykłej formie pisemnej, to obecnie do skuteczności nabycia akcji w spółce wymagany jest wpis do rejestru akcjonariuszy, co z kolei powoduje przejście przez całą procedurą kontroli ze strony banku lub domu maklerskiego.  Zatem wskazany w Kodeksie spółek handlowych tygodniowy termin na dokonanie wpisu do rejestru akcjonariuszy to tylko teoria niemająca nic wspólnego z rzeczywistością.

Zachęcamy przedsiębiorców polskich i zagranicznych do kontaktu z prawnikami naszej Kancelarii w kwestiach prowadzenia rejestru akcjonariuszy. Wszystkie zgłoszenia prosimy kierować na adres: [email protected]