Regulacje dotyczące pracy zdalnej

Aktualizacja: 25.03.2024

Regulacje dotyczące pracy zdalnej

7 kwietnia 2022 r. w Polsce weszły w życie długo oczekiwane regulacje prawne dotyczące pracy zdalnej. Polski Kodeks Pracy został znowelizowany i wprowadzono zupełnie nowy rozdział dotyczący pracowników pracujących zdalnie. Jednocześnie „stare przepisy” dotyczące tzw. telepracy zostały uchylone i utraciły moc.

Czy w Polsce obowiązują przepisy dotyczące pracy zdalnej?

Tak – od 2023 roku w Polsce obowiązują przepisy dotyczące pracy zdalnej. Jeśli praca jest w całości lub częściowo wykonywana poza biurem firmy, pracodawca jest zobowiązany do uzgodnienia niektórych aspektów takiej pracy, w tym kosztów, zapewnienia lub utrzymania sprzętu.

Definicja pracy zdalnej

Praca zdalna definiowana jest jako praca wykonywana w całości lub w części w miejscu określonym przez pracownika, uzgodnionym każdorazowo z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Jak wprowadzić zasady pracy zdalnej?

Pracodawca określa zasady pracy zdalnej w:

• porozumienie między pracodawcą a zakładową organizacją związkową, lub
• regulamin pracy zdalnej (podręcznik), lub
• w celu wykonywania pracy zdalnej, lub
• umowa zawarta z pracownikiem.

Uzgodnienie pracy zdalnej z konkretnym pracownikiem

Praca zdalna może zostać uzgodniona z pracownikiem w momencie zawarcia umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia.

Na indywidualny wniosek pracownika – praca zdalna może być również wykonywana okazjonalnie, nie dłużej niż przez 24 dni w roku kalendarzowym.

Korzyści dla pracowników pracujących zdalnie

Nowe prawo wprowadza trzy rodzaje obowiązkowych świadczeń dla pracowników pracujących zdalnie:

• dostarczanie sprzętu, oraz
• zapewnienie konserwacji sprzętu, oraz
• zwrot wydatków bieżących (koszty bieżące).

Nowe prawo nie reguluje precyzyjnie sposobu zwrotu kosztów pracy zdalnej i zapewnia pracodawcom pewien poziom swobody w tym zakresie.

Sprzęt do pracy zdalnej

W odniesieniu do obowiązku zapewnienia sprzętu pracownikowi wykonującemu pracę zdalną, ustawa przewiduje alternatywne rozwiązania w zakresie sprzętu:

• Pracodawca zapewnia i pokrywa koszty sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy zdalnej, lub
• Pracownik pracuje na własnym sprzęcie i otrzymuje tzw. ekwiwalent lub uzgodniony przez strony ryczałt.

Instalacja i konserwacja

Sprzęt/narzędzie pracownika pracującego zdalnie musi być utrzymane w należytym stanie, a nowe polskie przepisy prawa pracy przewidują w tym zakresie trzy alternatywne rozwiązania:

• Pracodawca zapewnia i pokrywa koszty instalacji i konserwacji sprzętu, lub
• Pracownik organizuje instalację i konserwację sprzętu, ale pracodawca pokrywa związane z tym wydatki, lub
• Pracodawca wypłaca pracownikowi kwotę ryczałtową uzgodnioną przez strony.

Koszty bieżące

Pracownik pracujący zdalnie ponosi tzw. koszty bieżące, które najczęściej obejmują energię elektryczną i usługi telekomunikacyjne. Prawo przewiduje tutaj dwa alternatywne rozwiązania:

• Pracodawca pokrywa koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych w formie tzw. ekwiwalentu lub
• Pracodawca wypłaca kwotę ryczałtową uzgodnioną przez strony.

Koszty bieżące związane z pracą zdalną

Większość pracodawców zapewnia i pokrywa wydatki związane ze sprzętem i konserwacją, dlatego większość kontrowersji pojawia się wokół kosztów bieżących. Przepisy o pracy zdalnej w żaden sposób nie regulują wysokości ekwiwalentu lub ryczałtu za pracę zdalną. Nowe przepisy wskazują jedynie, że przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu lub ryczałtu uwzględnia się: normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiałów zużywanych na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tych materiałów, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Odpowiednik dla pracy zdalnej

Wybór opcji wypłacania ekwiwalentu za pracę zdalną wiąże się z comiesięcznym wyliczaniem, na podstawie dostarczonych przez pracownika rachunków za prąd i internet, ile pracownik poniósł w związku z pracą zdalną. Jest to zatem metodą 1:1 pokrycia poniesionych kosztów.

Ryczałt za pracę zdalną

Wielu pracodawców decyduje się na wypłacanie ryczałtu za pracę zdalną – tj. stałą miesięczną kwotę odpowiadającą uśrednionym przewidywanym kosztom pracy zdalnej. Jest to rozwiązanie preferowane przez większość pracodawców, bo choć wiąże się z pewnymi ustępstwami ze strony pracodawcy (brak weryfikacji dokładnych ponoszonych kosztów), to pozwala pracodawcy ograniczyć liczbę formalności związanych z ustaleniem i wypłatą ekwiwalentu.

Jeśli chodzi o ustalenie wysokości ryczałtu, to podobnie jak w przypadku ekwiwalentu, będzie się on składał z dwóch elementów: kosztów internetu oraz kosztów energii elektrycznej. W przypadku ryczałtu ważne jest również określenie, czy kwota ta będzie obniżana w przypadku choroby lub nieobecności pracownika w pracy.

Ryczałt za internet

Aby ustalić takie koszty, pracodawca powinien zorientować się, jakie stawki obowiązują na rynku w danym mieście – np. zweryfikować kilku różnych dostawców i obliczyć miesięczny koszt ponoszony przez pracownika, biorąc pod uwagę 8 godzin pracy, 5 dni w tygodniu. Według wyliczeń podawanych na portalach HR, koszt ten może wynieść ok. 13 zł miesięcznie..

Ryczałt za energię elektryczną

Aby ustalić te koszty, pracodawca powinien dowiedzieć się, jakie są stawki za godzinę pracy przy komputerze, a następnie przeliczyć je na 8 godzin pracy, 5 dni w tygodniu. Obecnie na portalach HR podaje się, że godzina pracy przy komputerze to ok. 0,30-0,35 zł, co daje kwotę 2,40 – 2,80 zł dziennie. Przy 21 dniach roboczych w miesiącu jest to około 60 zł  (przy założeniu maksymalnej stawki).

Poinformowano, że obecnie kwoty ryczałtu na rynku wynoszą od 30 zł do 90 zł dla pracownika pracującego całkowicie zdalnie (5 dni w tygodniu). Kwoty ryczałtu różnią się w zależności od miasta i branży.

FAQ – Praca zdalna w Polsce

Ekspert DKP Legal

Skontaktuj się z ekspertem

Napisz wiadomość: [email protected]

Ekspert DKP Legal

Skontaktuj się z ekspertem

Napisz wiadomość: [email protected]

Do góry Następny artykuł